جرد المخزون في مطعمك: سوّه صح وبدون ما توقف الشغل

الورق يقول عندك 42 كيلو رز، وتروح للرف تلقاه أقل. تعيد العدّ، نفس النتيجة. ويجي آخر الشهر وأنت تأجّل الجرد لأنه يعني إقفال يوم كامل وأرقام ما تصدقها. في هذا الدليل نمشي معك على جرد المخزون من أوله لآخره: ليش تنحرف الأرقام، وش تعدّه شهري ووش تعدّه أسبوعي، كيف تحسب نسبة الانحراف بمثال تعيده بأرقامك، وكيف تخلّص في ساعتين بدون ما تسكّر باب.

ليش الورق ما يطابق الرف؟

الانحراف مو شي واحد، هو أربعة أشياء تتراكم بهدوء طول الشهر، وكل وحدة لها علاج مختلف. لا تفترض الأسوأ من أول يوم.

هذي الأسباب الأربعة، والترتيب من الأكثر تكرار للأقل:

• وصفات غير مضبوطة: الوصفة تقول 180 جرام دجاج والشيف يحط 220. النظام يخصم 180 والرف ينقص 220، والفرق يتراكم مع كل طبق. ابدأ من حساب تكلفة الوصفة وثبّت الجرامات.
• استلام ناقص أو غير مسجل: المورّد كتب 20 كيلو ونزّل 18، وأحد وقّع بدون ما يزن. النظام دخّل 20 والرف استلم 18، وبدأت أسبوعك ناقص كيلوين ما تدري عنهم.
• هدر بدون توثيق: طبق احترق، علبة انسكبت، صنف انتهت صلاحيته وراح للزبالة. الهدر اللي ما ينكتب يطلع لك عجز في الجرد.
• تلاعب: صنف يطلع من الباب الخلفي، أو بيع بدون فاتورة. موجود ولا ننكره، بس هو آخر احتمال مو أوله.

الترتيب مقصود: ثلاثة أسباب تشغيلية تنحل بالتدريب والتوثيق، وواحد بس سرقة. ابدأ من فوق مو من تحت، وإلا خسرت ثقة فريقك والفرق مكانه.

جرد شامل ولا جرد دوري؟ الجواب: الاثنين

الجرد الشامل يعني تعدّ كل شي مرة وحدة، عادة آخر الشهر، وهو اللي يقفل حساباتك ويطلع لك تكلفة البضاعة المباعة. مشكلته إنه ثقيل: يبي فريق ووقت، وما تقدر تسويه كل أسبوع بدون ما يعطّل خدمتك.

الجرد الدوري (cycle count) هو العلاج: تعدّ شريحة صغيرة كل أسبوع، الأصناف الغالية والسريعة بس، في عشرين دقيقة قبل الفتح. كذا تمسك المشكلة وعمرها أسبوع مو شهر، وأنت لسا فاكر الوردية اللي صارت فيها.

وش تحط في الجرد الأسبوعي؟ استخدم قاعدة معروفة في المخزون اسمها ABC: قسّم أصنافك حسب قيمتها مو حسب عددها. عادة حوالي 20% من أصنافك تحمل قرابة 80% من قيمة مخزونك، وهذي مجموعة A: اللحوم، الدجاج، الجبن، القهوة، المشروبات المعلبة. ومجموعة C (الملح، المناديل، الشوك) تكفيها الشهرية.

قبل أول عدّة: أربعة أشياء تجهزها

أغلب الجردات تفشل قبل ما تبدأ، مو أثناءها. ثبّت هالأربعة مرة وحدة وبيصير كل جرد بعدها نسخة من اللي قبله:

• وحدة واحدة لكل صنف: الرز بالكيلو، البيض بالحبة، الصلصة بالعلبة. أول ما تختلف الوحدة بين جرد وجرد يصير الانحراف وهمي.
• وصفات مربوطة بالأصناف: كل طبق له وصفة تخصم مكوناته تلقائيا عند البيع. بدونها ما فيه رصيد نظام تقارن عليه، بتعدّ وتكتب رقم بدون مرجع.
• وقت هادي ثابت: بعد الإغلاق أو قبل الفتح، ونفس اليوم كل شهر. الجرد وسط الخدمة يعطيك رقم غلط لأن المخزون يتحرك تحت يدك وأنت تعدّ.
• كشوف عدّ مرتبة حسب الرف: اطبع الكشف بترتيب المخزن (ثلاجة، فريزر، جاف، بار) مو بترتيب المنيو. اللي يعدّ يمشي صف صف، وهذا لحاله يقصّر الوقت للنص.

روتين الجرد الشهري: سبع خطوات

خلّنا نمشي بمثال نتابعه للآخر: مطعم صغير يجرد آخر الشهر، ورصيد الرز عنده 42 كيلو. اتبع السبع خطوات بالترتيب وبتخلّص في ساعتين وأنت واثق من أرقامك.

1. 1
   حدد الوقت وجمّد الاستلام

   اختر وقت ما فيه حركة: بعد الإغلاق أو قبل الفتح. وقبل أول عدّة بساعة، أوقف أي استلام من المورّدين وأي صرف من المخزن. صنف يدخل أو يطلع وأنت تعدّ يعني رقمك خربان من أوله.

2. 2
   اطبع الكشوف بترتيب المخزن

   كشف لكل منطقة: ثلاجة، فريزر، جاف، بار. الوحدة مكتوبة قدام كل صنف، ورصيد النظام مخفي عن اللي يعدّ. اللي يشوف الرقم المتوقع بيعدّ لين يوصله.

3. 3
   وزّع الفريق وحط اثنين على الرف الغالي

   اللحوم والدجاج والجبن والقهوة تنعدّ باثنين: واحد يعدّ بصوت والثاني يكتب. هذا مو شك في أحد، هذا لأن أغلب قيمة مخزونك على هالرفوف وغلطة رقم فيها تكلفك أكثر من الباقي كله.

4. 4
   عدّ كل صنف بوحدة وحدة

   لو الصنف مسجل بالكيلو، عدّه بالكيلو حتى لو مركون كراتين، وزِن المفتوح ولا تقدّره بالنظر. العلبة النص فاضية تنكتب بوزنها مو بكلمة نص.

5. 5
   أدخل العدد كرصيد جديد مو كإضافة

   العدد اللي عدّيته هو الرصيد، مو رقم ينضاف على القديم. في مثالنا: النظام يقول 42 كيلو رز، والعدّ الفعلي 39.5، فالرصيد يصير 39.5 والفرق 2.5 يتسجل كانحراف باسمه ووقته.

6. 6
   اطلع تقرير الانحراف ورتّبه

   بعد ما تدخل كل الأصناف، اطلع الفرق ونسبته لكل صنف ورتّب من الأعلى نسبة للأقل. لا تقرأ الكشف صنف صنف، اقرأ أول خمسة، هذي اللي فيها القصة.

7. 7
   حقّق ووثّق القرار

   كل صنف فوق حدك الداخلي لازم له جواب مكتوب: وش السبب ووش القرار (تعديل وصفة، تدريب استلام، دفتر هدر، متابعة وردية). بدون قرار مكتوب، نفس الأرقام بترجع لك الشهر الجاي.

اجمع نتيجة العدّ في ورقة انحراف وحدة، وهذي كل اللي تحتاجه:

نسبة الانحراف تحسبها كذا: الفرق على رصيد النظام. الرز: 2.5 على 42 يساوي 0.059، يعني حوالي 6%. لو حدك الداخلي 3%، فالرز والدجاج والمشروبات فوق الحد والجبن ضمنه. والمشروبات أوحش سطر في الجدول: 10% وعشرين علبة ناقصة، ورقم كذا ما يجي من وصفة ولا من هدر مطبخ.

وحوّلها فلوس عشان تحس فيها، وخلّنا ناخذ أسعار شراء افتراضية: الرز 2.5 في 8 يساوي 20، الدجاج 1.2 في 25 يساوي 30، الجبن 0.1 في 30 يساوي 3، المشروبات 20 في 3 تساوي 60. المجموع 113 من جرد واحد، اضربها في 12 شهر تطلع 1,356 تسربت من ربحك بدون أي فاتورة. حط أسعارك أنت وأعد نفس الحسبة.

التحقيق: أربعة أسئلة قبل ما تتهم أحد

طلع لك انحراف فوق الحد؟ لا تجمع الفريق وتبدأ تحقيق. امش على هالأربعة بالترتيب، وأغلب الحالات تنحل عند الأول أو الثاني:

• الوصفة تخصم صح؟ خذ صنف واحد ووزن اللي يطلع فعلا في الطبق وقارنه بالوصفة. فرق 20 جرام في طبق يبيع 300 مرة بالشهر يساوي 6 كيلو تختفي بدون سبب مشبوه.
• الاستلام مسجل كامل؟ ارجع لفواتير الشهر وقارن كميات المورّد باللي دخل النظام. فاتورة ما انسجلت، أو انسجلت بكمية الورقة مو بكمية الميزان، تطلع لك عجز بحجمها بالضبط.
• في هدر ما دوّنوه؟ اسأل عن الاحتراق والانسكاب والصلاحية. ولو ما عندك دفتر هدر أصلا، فهذا هو جوابك: الهدر صار وما أحد كتبه، فطلع لك في الجرد.
• في نمط يتكرر؟ قارن انحراف هالشهر بالشهرين قبله: هل نفس الصنف ينقص دايما، وهل ينقص أكثر مع وردية معينة؟ الانحراف العشوائي تشغيلي، واللي له نمط شي ثاني.

الفرق بين نظام يضبط مخزونك ونظام يخربه

هذي النقطة اللي تفرّق بين نظام تثق فيه ونظام يزيد الطين بلة: العدّ لازم يحدد الرصيد، مو يزيده. لما تدخل 39.5 كيلو رز، الرصيد بعدها 39.5، والنظام يسجل تسوية بـ 2.5 ناقص ويحتفظ فيها كسجل انحراف. الأنظمة الضعيفة تتعامل مع رقم الجرد كأنه استلام جديد، فتضيفه على 42 ويطلع لك 81.5 كيلو رز ما وجدوا في الدنيا. وأسوأ شي إنها تتراكم: كل جرد يخرّب مخزونك أكثر لين تبطّل تجرد أصلا. في نظام لقمة، الجرد والحركات وتقرير الانحراف في مكان واحد، والعدّ يضبط الرصيد ويحفظ الفرق كسجل ترجع له.

اقرأ الجرد جنب أرقام الكاشير

الجرد يقول لك المخزون ناقص، بس ما يقول وين راح. أرقام الكاشير هي النص الثاني: مرتجعات كثيرة على أصناف معينة، إلغاءات بعد ما الطلب تجهّز، وفتح درج بدون بيع يتكرر في نفس الوردية. لو انحراف المشروبات عالي ونفس الوردية فيها إلغاءات، صار عندك خيطين يشدّون لنفس المكان. دليل تقرير X وتقرير Z يمشي معك على قراءة هالإشارات.

وش تطلع فيه من الجرد

الجرد الناجح مو اللي فرقه صفر، هذا ما يصير في مطعم شغّال. الجرد الناجح يطلع لك ثلاث أشياء: رصيد جديد تثق فيه لكل صنف، قائمة قصيرة بالأصناف اللي فوق حدك الداخلي، وقرار مكتوب لكل وحدة منها. سوّها ثلاث مرات ورا بعض وبتشوف الانحراف ينزل لحاله، لأن الفريق يعرف إن الأرقام تنقرأ.